Política de tratamiento de datos personales
Reglas de DAQQA para el tratamiento de datos personales.
1. Introducción
[Responsable del tratamiento], que opera bajo la marca DAQQA, en adelante DAQQA, es responsable del tratamiento de los datos personales de sus clientes, prospectos, proveedores, aliados y de quienes visitan su sitio web. Adopta esta política para proteger esos datos conforme al régimen colombiano de protección de datos. En ella fija las reglas con las que los recoge, usa, almacena, circula y suprime.
2. Objetivo
Establecer las condiciones bajo las cuales DAQQA trata los datos personales que reposan en sus bases de datos físicas y electrónicas, informar a los titulares los derechos que les asisten y el procedimiento para ejercerlos, y definir las reglas aplicables a la transmisión y transferencia de datos dentro y fuera del país.
3. Alcance
Esta política aplica a todos los datos personales que DAQQA trata en desarrollo de su objeto social y obliga a la Compañía, a sus contratistas independientes y a los terceros que, por cuenta de ella, accedan a datos personales o los traten. Cubre los datos de quienes contactan a la Compañía a través de su sitio web o de sus canales de mensajería, de los representantes y contactos de las empresas con las que negocia o contrata, de sus proveedores y aliados, y de quienes visitan su sitio web.
4. Definiciones
Para la correcta interpretación de esta política se adoptan las definiciones de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, en particular las siguientes.
• Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Aviso de privacidad. Comunicación con la que el responsable informa al titular la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos. Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato público. El que no es semiprivado, privado ni sensible, como la profesión o la calidad de comerciante.
• Dato sensible. El que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como los relativos a la salud, las creencias, el origen étnico o los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento. Quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento. Quien decide sobre la base de datos y sobre el tratamiento.
• Titular. Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Transferencia. Envío de datos a un tercero que a su vez es responsable, dentro o fuera del país.
• Transferencia. Envío de datos a un tercero que a su vez es responsable, dentro o fuera del país.
• Transmisión. Comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable.
• Tratamiento. Cualquier operación sobre datos personales, como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5. Desarrollo
5.1 Marco normativo
Esta política se fundamenta en el artículo 15 de la Constitución Política, que consagra el derecho de toda persona a conocer, actualizar y rectificar la información que sobre ella se haya recogido en bases de datos, y en el artículo 20, que garantiza la libertad de información; en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, que dicta las disposiciones generales para la protección de datos personales; en el Decreto 1377 de 2013, que la reglamenta parcialmente y está compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; y en las instrucciones que imparte la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad de protección de datos.
5.2 Obligatoriedad
El cumplimiento de esta política es obligatorio para DAQQA, para los contratistas independientes que trabajan con ella y para los terceros a los que la Compañía confíe el tratamiento de datos personales. Todo contratista o proveedor que se vincule a DAQQA la conoce al inicio de su relación y la acepta por escrito. Su desconocimiento no exime de responsabilidad, y su incumplimiento es causal de terminación de la relación contractual, sin perjuicio de las sanciones que la ley prevea.
5.3 Responsable del cumplimiento de la política
La gerencia general de DAQQA asume la función de oficial de protección de datos personales. En esa calidad aplica esta política, atiende las consultas y reclamos de los titulares, mantiene el inventario de las bases de datos y de los activos de información, supervisa las medidas de seguridad, gestiona los incidentes que afecten la información y rinde cuentas del cumplimiento del régimen de protección de datos. Cuando la Compañía vincula contratistas o proveedores que tratan datos por su cuenta, les imparte las instrucciones y verifica su cumplimiento.
5.4 Datos de contacto
El responsable del tratamiento es [responsable], identificado con [NIT o cédula], con domicilio en Bogotá D.C., Colombia, en [dirección]. Para asuntos de datos personales puede escribir al correo proyectos@daqqa.co o llamar al teléfono +57 321 450 0745. Su sitio web es daqqa.co
5.5 Principios aplicables al tratamiento de datos personales
DAQQA aplica, de manera armónica e integral, los siguientes principios.
5.5.1 Principio de legalidad. El tratamiento de datos personales es una actividad reglada. DAQQA la ejerce con sujeción a la Constitución, a la Ley 1581 de 2012, a sus decretos reglamentarios y a las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, y exige el mismo cumplimiento a sus contratistas independientes y proveedores, que lo asumen como obligación contractual.
5.5.2 Principio de finalidad. DAQQA recoge datos personales solo para una finalidad concreta, legítima y previamente informada al titular, como atender su solicitud, elaborar una propuesta, ejecutar un contrato o cumplir una obligación legal. No recoge datos para finalidades indeterminadas ni los usa después para fines distintos de los informados; si aparece una finalidad nueva, pide una autorización nueva.
5.5.3 Principio de libertad. El tratamiento solo se realiza con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. DAQQA no obtiene datos personales de fuentes no autorizadas, no los compra, no los toma de listas de terceros ni los divulga sin autorización, salvo cuando una norma o una orden judicial la releva de pedirla. El titular puede negarse a entregar sus datos y puede retirar su autorización en cualquier momento.
5.5.4 Principio de veracidad o calidad. DAQQA trata información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Registra los datos tal como el titular los entrega, los actualiza cuando el titular lo pide o cuando advierte un cambio en la relación comercial, y no trata datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5.5.5 Principio de transparencia. El titular puede obtener de DAQQA, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia de datos que le conciernen, el uso que se les ha dado, con quién se han compartido y la prueba de su autorización. Esta política, el aviso de privacidad y los canales de atención están publicados de manera permanente en el sitio web para que esa información esté siempre a su alcance.
5.5.6 Principio de acceso y circulación restringida. Los datos personales solo los conocen y tratan las personas que los necesitan para cumplir la finalidad informada, es decir, la gerencia general y, en lo que corresponda, los contratistas independientes y proveedores autorizados. DAQQA no publica en internet ni en medios de divulgación masiva datos personales de sus contactos, clientes o proveedores; los nombres de las personas que presenta en su sitio web aparecen con la autorización de cada una. Cuando necesita compartir información lo hace por canales con acceso controlado, bajo las condiciones de la sección 11.
5.5.7 Principio de seguridad. DAQQA protege la información con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, descritas en la sección 8.4. Esas medidas cubren sus equipos, sus cuentas y los servicios en la nube donde reposa la información. Cubren también el asistente de inteligencia artificial con el que la Compañía opera. El asistente actúa bajo supervisión humana y tiene bloqueado borrar información en definitivo y publicarla o enviarla fuera de la Compañía sin la autorización de una persona.
5.5.8 Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales en DAQQA, sean la gerencia general, contratistas independientes o proveedores que administren, consulten o tengan acceso a la información personal, comercial o contractual que reposa en sus bases de datos o en los entornos de sus clientes, están obligadas a conservarla de manera estrictamente confidencial y reservada, incluso después de terminada su relación con la Compañía. Solo pueden suministrar o comunicar datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por esta política y por la ley. Esta obligación se pacta por escrito con cada contratista y proveedor.
5.5.9 Principio de responsabilidad demostrada. DAQQA puede demostrar ante la Superintendencia de Industria y Comercio que cumple el régimen de protección de datos, en la medida de su tamaño y de su actividad. Lo sostiene con lo siguiente.
• Esta política y los procedimientos de su sistema de gestión.
• El inventario y la clasificación de sus activos de información.
• La identificación y el tratamiento de los riesgos asociados al manejo de datos.
• El registro de las autorizaciones recibidas.
• El registro de las consultas y reclamos atendidos.
• El registro de las consultas y reclamos atendidos.
• La revisión periódica de todo lo anterior por la gerencia general.
5.6 Limitaciones temporales al tratamiento de los datos personales
DAQQA recoge, almacena, usa y circula los datos personales solo durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento y para atender las obligaciones legales, contables y tributarias que apliquen. Los datos de un contacto que no derivó en una relación comercial se conservan mientras subsista la finalidad de atender su solicitud o, con su autorización, de mantenerlo informado; los de clientes, proveedores y aliados, mientras dure la relación y durante los plazos que exigen las normas contables, tributarias y de conservación de documentos comerciales; y los datos técnicos de navegación, el tiempo indicado en el Aviso de cookies. Cumplidas esas finalidades y vencidos esos plazos, DAQQA suprime los datos, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.
5.7 Autorización otorgada por el titular
Salvo las excepciones previstas en la ley, el tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, obtenida por cualquier medio que permita su consulta posterior.
5.7.1 Medio y manifestaciones para otorgar la autorización. DAQQA informa al titular, a más tardar en el momento de recoger sus datos, qué datos recoge, con qué finalidad, los derechos que le asisten y los datos de contacto del responsable, mediante el aviso de privacidad dispuesto en cada canal de recolección. La autorización puede constar por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que fue otorgada, como escribir a la Compañía por su canal de mensajería o por correo electrónico después de leer el aviso de privacidad. En ningún caso el silencio del titular se entiende como autorización.
5.7.2 Evidencia de la autorización. DAQQA conserva la prueba de la autorización otorgada por cada canal, sea el mensaje recibido, el correo electrónico, el documento firmado o, cuando la autorización se da en una llamada, la constancia escrita que DAQQA envía después al titular, mientras trate los datos, y la entrega al titular cuando la solicita.
5.7.3 Eventos en que no resulta necesaria la autorización. No se requiere la autorización del titular en los siguientes casos.
• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el registro civil de las personas.
5.8 Recolección de los datos personales
DAQQA recoge datos personales a través de los botones de contacto de su sitio web, que llevan a su canal de mensajería y a su correo electrónico, de sus redes sociales, de las reuniones y propuestas comerciales, de los contratos que suscribe, de los documentos que sus proveedores y aliados le remiten, y de los datos técnicos que el sitio web necesita para funcionar, descritos en el Aviso de cookies. La recolección se limita a los datos pertinentes y adecuados para la finalidad informada; DAQQA no emplea medios engañosos ni fraudulentos para obtenerlos.
5.9 Nivel de intervención
DAQQA actúa como responsable del tratamiento respecto de las bases de datos que administra para su propia actividad. En la prestación de sus servicios accede a los entornos tecnológicos de sus clientes, en los que pueden reposar datos personales de los colaboradores, clientes o proveedores de estos; en esos casos DAQQA actúa como encargado del tratamiento por cuenta del cliente, que es el responsable, y trata la información únicamente conforme a sus instrucciones, a la política de tratamiento del cliente y al contrato que los vincula. Ningún dato de un cliente se incorpora a las bases de datos propias de DAQQA. A su vez, DAQQA confía el almacenamiento y parte del tratamiento de su información a proveedores de servicios en la nube, incluido el del asistente de inteligencia artificial, que actúan como sus encargados, en los términos de la sección 11.
6. Finalidades del tratamiento
6.1 Finalidades comunes en todas las bases de datos
En todas sus bases de datos, DAQQA trata la información con las siguientes finalidades.
• Establecer y mantener canales de comunicación con los titulares.
• Cumplir las obligaciones legales, contables y tributarias de la Compañía y responder los requerimientos de las autoridades.
• Recibir, tramitar y responder consultas, solicitudes y reclamos.
• Conservar la información durante los plazos que exige la ley.
• Garantizar la seguridad de la información y de los sistemas de DAQQA.
6.2 Finalidades por base de datos
DAQQA usa los datos de cada base para lo siguiente.
• Contactos y prospectos. Atender la solicitud recibida, agendar reuniones, enviar la información requerida y elaborar propuestas comerciales. Solo con autorización expresa del titular, enviarle información sobre los servicios de DAQQA y contenidos de interés, envíos que puede detener en cualquier momento.
• Clientes. Celebrar y ejecutar los contratos, coordinar la prestación de los servicios, atender el soporte, facturar y gestionar la relación comercial.
• Proveedores y aliados. Evaluar y formalizar la vinculación, ejecutar los contratos y realizar los pagos.
• Visitantes del sitio web. Mantener el sitio en funcionamiento y seguro, en los términos del Aviso de cookies.
Cualquier finalidad distinta requiere una nueva autorización del titular.
7. Tratamiento de las bases de datos
7.1 Actividades del tratamiento
DAQQA trata datos de identificación, como el nombre y, cuando un contrato lo exige, el documento de identidad; datos de contacto, como la empresa, el cargo, el correo electrónico y el teléfono; datos comerciales y contractuales, como las necesidades planteadas, las propuestas, los contratos y la facturación; y, respecto de proveedores y aliados, datos de pago. De los visitantes del sitio web trata datos técnicos de navegación, como la dirección IP y el tipo de navegador. Sobre estos datos realiza operaciones de recolección, almacenamiento, uso, actualización, circulación restringida y supresión.
7.2 Tratamiento de datos personales sensibles
DAQQA no solicita ni trata datos sensibles. Ninguna de sus actividades está condicionada a que el titular los suministre, y el titular no está obligado a responder preguntas que versen sobre ellos. Si DAQQA llega a recibir datos sensibles sin haberlos solicitado, se abstiene de utilizarlos y los elimina.
7.2.1 Tratamiento de datos de menores de edad DAQQA no solicita ni trata datos de niños, niñas y adolescentes, salvo los de naturaleza pública. Si en desarrollo de un servicio fuera indispensable tratarlos, se haría respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con la autorización de su representante legal y previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado.
8. Compromisos adquiridos frente a los titulares
8.1 Deberes de DAQQA en calidad de responsable del tratamiento
Como responsable del tratamiento, DAQQA asume los siguientes deberes.
• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que suministra a sus encargados sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar y rectificar la información y comunicar oportunamente las novedades a sus encargados.
• Suministrar a los encargados únicamente datos cuyo tratamiento esté autorizado.
• Exigir a los encargados el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos en los términos de la ley.
• Informar a los encargados cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
• Informar al titular, a su solicitud, el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
8.2 Deberes de DAQQA en calidad de encargado del tratamiento
Cuando trata datos por cuenta de un cliente, DAQQA asume los siguientes deberes.
• Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos que el responsable le indique.
• Tramitar las consultas y reclamos que le correspondan.
• Registrar en la base de datos las leyendas «reclamo en trámite» e «información en discusión judicial» cuando la ley lo exige.
• Abstenerse de circular información controvertida por el titular cuyo bloqueo haya ordenado la autoridad.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio los incidentes de seguridad que pongan en riesgo la información.
8.3 Obligaciones de los encargados para con el titular y DAQQA
Los proveedores que tratan datos personales por cuenta de DAQQA se obligan, mediante contrato, a lo siguiente.
• Tratar los datos conforme a los principios que los tutelan y a las instrucciones de la Compañía.
• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos.
• Guardar confidencialidad sobre la información.
• Tratarla exclusivamente para las finalidades autorizadas.
8.4 Criterios de seguridad
DAQQA protege la información con criterios de confidencialidad, integridad y disponibilidad, mediante las siguientes medidas.
• Control de acceso con verificación en dos pasos a todos sus sistemas.
• Acceso limitado a las personas que lo necesitan para su función.
• Conservación de versiones y papelera con retención en los servicios de nube donde reposa la información.
• Inventario y clasificación de sus activos de información.
• Deber de confidencialidad de todas las personas que intervienen en el tratamiento.
8.5 Supresión y disposición final
Cumplida la finalidad del tratamiento, vencidos los plazos legales de conservación o atendida una solicitud de supresión procedente, DAQQA elimina los datos personales de sus sistemas. Lo eliminado pasa primero a una papelera con retención y deja de ser recuperable al vencer ese plazo.
8.6 Compromisos especiales
Cuando un titular presente un reclamo sobre sus datos o la autoridad ordene su bloqueo, DAQQA suspende el tratamiento de la información en discusión, salvo su almacenamiento, hasta que el reclamo se resuelva o la orden se levante.
9. Derechos de los titulares
9.1 Derechos de los titulares de la información
El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos.
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a DAQQA, en particular los parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley la exceptúe.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante DAQQA.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política cambie sustancialmente.
9.2 Personas que pueden ejercer los derechos
Los derechos del titular pueden ejercerse por las siguientes personas.
• El propio titular, acreditando su identidad.
• Sus causahabientes, acreditando esa calidad.
• Su representante o apoderado, previa acreditación de la representación o del poder.
• Quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercen por las personas facultadas para representarlos.
10. Procedimientos para el efectivo ejercicio de derechos
10.1 Reglas generales
Toda consulta, solicitud o reclamo se presenta por los canales de atención de la sección 10.5, con la identificación del titular o de quien lo representa. DAQQA responde por el mismo medio o por el que el solicitante indique, en lenguaje claro y sin barreras técnicas, y conserva prueba de cada trámite. La revocatoria de la autorización y la supresión de los datos no proceden cuando el titular tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
10.2 Competencia
La gerencia general de DAQQA es la instancia competente para resolver las consultas, solicitudes y reclamos relacionados con datos personales.
10.3 Consultas
El titular o sus causahabientes pueden consultar la información personal que repose en las bases de datos de DAQQA. La consulta se formula por los canales de atención y se atiende en un término máximo de diez días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no es posible atenderla dentro de ese término, DAQQA informa al interesado los motivos de la demora y la fecha en que la atenderá, que en ningún caso supera los cinco días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10.4 Solicitudes y reclamos
El titular o sus causahabientes que consideren que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, que deseen revocar la autorización, o que adviertan un presunto incumplimiento de los deberes de DAQQA, pueden presentar un reclamo con la identificación del titular, la descripción de los hechos que lo motivan, la dirección de notificación y los documentos que quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, DAQQA requiere al interesado dentro de los cinco días siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos dos meses desde el requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entiende que ha desistido. Si DAQQA no es competente para resolverlo, da traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles e informa de ello al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, DAQQA incluye en la base de datos, en un término no mayor a dos días hábiles, la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, y la mantiene hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atenderlo es de quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo; cuando no es posible atenderlo en ese término, DAQQA informa los motivos de la demora y la fecha en que lo atenderá, que en ningún caso supera los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Cuando DAQQA actúa como encargado y recibe un reclamo, informa al responsable para que la leyenda se registre.
10.5 Canales de atención para el ejercicio de derechos, consultas y reclamos
Puede presentar sus consultas y reclamos por cualquiera de estos canales.
• Correo electrónico proyectos@daqqa.co.
• Teléfono o mensajería instantánea al +57 321 450 0745.
• Dirección [dirección], Bogotá D.C.
10.6 Medidas de seguridad
DAQQA adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas descritas en la sección 8.4, selecciona proveedores que ofrezcan garantías de seguridad y confidencialidad, y revisa periódicamente los riesgos sobre sus activos de información.
11. Disposiciones finales
11.1 Transferencia nacional o internacional de datos
DAQQA no vende ni cede datos personales. Solo transfiere datos a un tercero responsable, dentro o fuera del país, cuando el titular lo autoriza de manera expresa e inequívoca, cuando la transferencia es necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y DAQQA, cuando una norma lo exige para salvaguardar el interés público o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, o en los demás casos previstos en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Las transferencias internacionales solo se hacen a países que ofrecen un nivel adecuado de protección, según los estándares de la Superintendencia de Industria y Comercio, o con la autorización expresa del titular.
11.2 Transmisión nacional o internacional de datos a encargados
DAQQA almacena y trata su información en servicios de correo electrónico, gestión documental, alojamiento web y asistencia con inteligencia artificial prestados por proveedores de nube cuyos servidores pueden estar ubicados fuera de Colombia. Esas transmisiones se amparan en los términos contractuales de cada proveedor, que fijan el alcance del tratamiento, las actividades que el encargado realiza por cuenta de DAQQA y sus obligaciones de seguridad y confidencialidad, en los términos del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
11.3 Registro Nacional de Bases de Datos
DAQQA verifica periódicamente si, de acuerdo con los criterios vigentes de la Superintendencia de Industria y Comercio, está obligada a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, y cumple esa obligación cuando le resulte exigible.
11.4 Vigencia
Esta política rige a partir del [fecha de aprobación], fecha de su aprobación por la gerencia general. Cualquier cambio sustancial, en particular sobre la identidad del responsable o las finalidades del tratamiento, se comunica a los titulares antes de su aplicación, y cuando el cambio afecte la finalidad se solicita una nueva autorización. La versión vigente está publicada de manera permanente en daqqa.co
11.4.1 Periodo de vigencia de las bases de datos. Las bases de datos de DAQQA tienen vigencia mientras la Compañía desarrolle su objeto social y subsistan las finalidades del tratamiento o las obligaciones legales o contractuales que exijan conservar la información, en los términos de la sección 5.6.
11.5 Autoridad nacional de protección de datos
La autoridad de protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de su Delegatura para la Protección de Datos Personales, www.sic.gov.co.
Versión 1.0, vigente desde el [fecha de aprobación].
Política de tratamiento de datos personales
Reglas de DAQQA para el tratamiento de datos personales.
1. Introducción
[Responsable del tratamiento], que opera bajo la marca DAQQA, en adelante DAQQA, es responsable del tratamiento de los datos personales de sus clientes, prospectos, proveedores, aliados y de quienes visitan su sitio web. Adopta esta política para proteger esos datos conforme al régimen colombiano de protección de datos. En ella fija las reglas con las que los recoge, usa, almacena, circula y suprime.
2. Objetivo
Establecer las condiciones bajo las cuales DAQQA trata los datos personales que reposan en sus bases de datos físicas y electrónicas, informar a los titulares los derechos que les asisten y el procedimiento para ejercerlos, y definir las reglas aplicables a la transmisión y transferencia de datos dentro y fuera del país.
3. Alcance
Esta política aplica a todos los datos personales que DAQQA trata en desarrollo de su objeto social y obliga a la Compañía, a sus contratistas independientes y a los terceros que, por cuenta de ella, accedan a datos personales o los traten. Cubre los datos de quienes contactan a la Compañía a través de su sitio web o de sus canales de mensajería, de los representantes y contactos de las empresas con las que negocia o contrata, de sus proveedores y aliados, y de quienes visitan su sitio web.
4. Definiciones
Para la correcta interpretación de esta política se adoptan las definiciones de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, en particular las siguientes.
• Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Aviso de privacidad. Comunicación con la que el responsable informa al titular la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos. Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato público. El que no es semiprivado, privado ni sensible, como la profesión o la calidad de comerciante.
• Dato sensible. El que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como los relativos a la salud, las creencias, el origen étnico o los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento. Quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento. Quien decide sobre la base de datos y sobre el tratamiento.
• Titular. Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Transferencia. Envío de datos a un tercero que a su vez es responsable, dentro o fuera del país.
• Transferencia. Envío de datos a un tercero que a su vez es responsable, dentro o fuera del país.
• Transmisión. Comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable.
• Tratamiento. Cualquier operación sobre datos personales, como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5. Desarrollo
5.1 Marco normativo
Esta política se fundamenta en el artículo 15 de la Constitución Política, que consagra el derecho de toda persona a conocer, actualizar y rectificar la información que sobre ella se haya recogido en bases de datos, y en el artículo 20, que garantiza la libertad de información; en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, que dicta las disposiciones generales para la protección de datos personales; en el Decreto 1377 de 2013, que la reglamenta parcialmente y está compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; y en las instrucciones que imparte la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad de protección de datos.
5.2 Obligatoriedad
El cumplimiento de esta política es obligatorio para DAQQA, para los contratistas independientes que trabajan con ella y para los terceros a los que la Compañía confíe el tratamiento de datos personales. Todo contratista o proveedor que se vincule a DAQQA la conoce al inicio de su relación y la acepta por escrito. Su desconocimiento no exime de responsabilidad, y su incumplimiento es causal de terminación de la relación contractual, sin perjuicio de las sanciones que la ley prevea.
5.3 Responsable del cumplimiento de la política
La gerencia general de DAQQA asume la función de oficial de protección de datos personales. En esa calidad aplica esta política, atiende las consultas y reclamos de los titulares, mantiene el inventario de las bases de datos y de los activos de información, supervisa las medidas de seguridad, gestiona los incidentes que afecten la información y rinde cuentas del cumplimiento del régimen de protección de datos. Cuando la Compañía vincula contratistas o proveedores que tratan datos por su cuenta, les imparte las instrucciones y verifica su cumplimiento.
5.4 Datos de contacto
El responsable del tratamiento es [responsable], identificado con [NIT o cédula], con domicilio en Bogotá D.C., Colombia, en [dirección]. Para asuntos de datos personales puede escribir al correo proyectos@daqqa.co o llamar al teléfono +57 321 450 0745. Su sitio web es daqqa.co
5.5 Principios aplicables al tratamiento de datos personales
DAQQA aplica, de manera armónica e integral, los siguientes principios.
5.5.1 Principio de legalidad. El tratamiento de datos personales es una actividad reglada. DAQQA la ejerce con sujeción a la Constitución, a la Ley 1581 de 2012, a sus decretos reglamentarios y a las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, y exige el mismo cumplimiento a sus contratistas independientes y proveedores, que lo asumen como obligación contractual.
5.5.2 Principio de finalidad. DAQQA recoge datos personales solo para una finalidad concreta, legítima y previamente informada al titular, como atender su solicitud, elaborar una propuesta, ejecutar un contrato o cumplir una obligación legal. No recoge datos para finalidades indeterminadas ni los usa después para fines distintos de los informados; si aparece una finalidad nueva, pide una autorización nueva.
5.5.3 Principio de libertad. El tratamiento solo se realiza con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. DAQQA no obtiene datos personales de fuentes no autorizadas, no los compra, no los toma de listas de terceros ni los divulga sin autorización, salvo cuando una norma o una orden judicial la releva de pedirla. El titular puede negarse a entregar sus datos y puede retirar su autorización en cualquier momento.
5.5.4 Principio de veracidad o calidad. DAQQA trata información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Registra los datos tal como el titular los entrega, los actualiza cuando el titular lo pide o cuando advierte un cambio en la relación comercial, y no trata datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5.5.5 Principio de transparencia. El titular puede obtener de DAQQA, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia de datos que le conciernen, el uso que se les ha dado, con quién se han compartido y la prueba de su autorización. Esta política, el aviso de privacidad y los canales de atención están publicados de manera permanente en el sitio web para que esa información esté siempre a su alcance.
5.5.6 Principio de acceso y circulación restringida. Los datos personales solo los conocen y tratan las personas que los necesitan para cumplir la finalidad informada, es decir, la gerencia general y, en lo que corresponda, los contratistas independientes y proveedores autorizados. DAQQA no publica en internet ni en medios de divulgación masiva datos personales de sus contactos, clientes o proveedores; los nombres de las personas que presenta en su sitio web aparecen con la autorización de cada una. Cuando necesita compartir información lo hace por canales con acceso controlado, bajo las condiciones de la sección 11.
5.5.7 Principio de seguridad. DAQQA protege la información con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, descritas en la sección 8.4. Esas medidas cubren sus equipos, sus cuentas y los servicios en la nube donde reposa la información. Cubren también el asistente de inteligencia artificial con el que la Compañía opera. El asistente actúa bajo supervisión humana y tiene bloqueado borrar información en definitivo y publicarla o enviarla fuera de la Compañía sin la autorización de una persona.
5.5.8 Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales en DAQQA, sean la gerencia general, contratistas independientes o proveedores que administren, consulten o tengan acceso a la información personal, comercial o contractual que reposa en sus bases de datos o en los entornos de sus clientes, están obligadas a conservarla de manera estrictamente confidencial y reservada, incluso después de terminada su relación con la Compañía. Solo pueden suministrar o comunicar datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por esta política y por la ley. Esta obligación se pacta por escrito con cada contratista y proveedor.
5.5.9 Principio de responsabilidad demostrada. DAQQA puede demostrar ante la Superintendencia de Industria y Comercio que cumple el régimen de protección de datos, en la medida de su tamaño y de su actividad. Lo sostiene con lo siguiente.
• Esta política y los procedimientos de su sistema de gestión.
• El inventario y la clasificación de sus activos de información.
• La identificación y el tratamiento de los riesgos asociados al manejo de datos.
• El registro de las autorizaciones recibidas.
• El registro de las consultas y reclamos atendidos.
• El registro de las consultas y reclamos atendidos.
• La revisión periódica de todo lo anterior por la gerencia general.
5.6 Limitaciones temporales al tratamiento de los datos personales
DAQQA recoge, almacena, usa y circula los datos personales solo durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento y para atender las obligaciones legales, contables y tributarias que apliquen. Los datos de un contacto que no derivó en una relación comercial se conservan mientras subsista la finalidad de atender su solicitud o, con su autorización, de mantenerlo informado; los de clientes, proveedores y aliados, mientras dure la relación y durante los plazos que exigen las normas contables, tributarias y de conservación de documentos comerciales; y los datos técnicos de navegación, el tiempo indicado en el Aviso de cookies. Cumplidas esas finalidades y vencidos esos plazos, DAQQA suprime los datos, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.
5.7 Autorización otorgada por el titular
Salvo las excepciones previstas en la ley, el tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, obtenida por cualquier medio que permita su consulta posterior.
5.7.1 Medio y manifestaciones para otorgar la autorización. DAQQA informa al titular, a más tardar en el momento de recoger sus datos, qué datos recoge, con qué finalidad, los derechos que le asisten y los datos de contacto del responsable, mediante el aviso de privacidad dispuesto en cada canal de recolección. La autorización puede constar por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que fue otorgada, como escribir a la Compañía por su canal de mensajería o por correo electrónico después de leer el aviso de privacidad. En ningún caso el silencio del titular se entiende como autorización.
5.7.2 Evidencia de la autorización. DAQQA conserva la prueba de la autorización otorgada por cada canal, sea el mensaje recibido, el correo electrónico, el documento firmado o, cuando la autorización se da en una llamada, la constancia escrita que DAQQA envía después al titular, mientras trate los datos, y la entrega al titular cuando la solicita.
5.7.3 Eventos en que no resulta necesaria la autorización. No se requiere la autorización del titular en los siguientes casos.
• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el registro civil de las personas.
5.8 Recolección de los datos personales
DAQQA recoge datos personales a través de los botones de contacto de su sitio web, que llevan a su canal de mensajería y a su correo electrónico, de sus redes sociales, de las reuniones y propuestas comerciales, de los contratos que suscribe, de los documentos que sus proveedores y aliados le remiten, y de los datos técnicos que el sitio web necesita para funcionar, descritos en el Aviso de cookies. La recolección se limita a los datos pertinentes y adecuados para la finalidad informada; DAQQA no emplea medios engañosos ni fraudulentos para obtenerlos.
5.9 Nivel de intervención
DAQQA actúa como responsable del tratamiento respecto de las bases de datos que administra para su propia actividad. En la prestación de sus servicios accede a los entornos tecnológicos de sus clientes, en los que pueden reposar datos personales de los colaboradores, clientes o proveedores de estos; en esos casos DAQQA actúa como encargado del tratamiento por cuenta del cliente, que es el responsable, y trata la información únicamente conforme a sus instrucciones, a la política de tratamiento del cliente y al contrato que los vincula. Ningún dato de un cliente se incorpora a las bases de datos propias de DAQQA. A su vez, DAQQA confía el almacenamiento y parte del tratamiento de su información a proveedores de servicios en la nube, incluido el del asistente de inteligencia artificial, que actúan como sus encargados, en los términos de la sección 11.
6. Finalidades del tratamiento
6.1 Finalidades comunes en todas las bases de datos
En todas sus bases de datos, DAQQA trata la información con las siguientes finalidades.
• Establecer y mantener canales de comunicación con los titulares.
• Cumplir las obligaciones legales, contables y tributarias de la Compañía y responder los requerimientos de las autoridades.
• Recibir, tramitar y responder consultas, solicitudes y reclamos.
• Conservar la información durante los plazos que exige la ley.
• Garantizar la seguridad de la información y de los sistemas de DAQQA.
6.2 Finalidades por base de datos
DAQQA usa los datos de cada base para lo siguiente.
• Contactos y prospectos. Atender la solicitud recibida, agendar reuniones, enviar la información requerida y elaborar propuestas comerciales. Solo con autorización expresa del titular, enviarle información sobre los servicios de DAQQA y contenidos de interés, envíos que puede detener en cualquier momento.
• Clientes. Celebrar y ejecutar los contratos, coordinar la prestación de los servicios, atender el soporte, facturar y gestionar la relación comercial.
• Proveedores y aliados. Evaluar y formalizar la vinculación, ejecutar los contratos y realizar los pagos.
• Visitantes del sitio web. Mantener el sitio en funcionamiento y seguro, en los términos del Aviso de cookies.
Cualquier finalidad distinta requiere una nueva autorización del titular.
7. Tratamiento de las bases de datos
7.1 Actividades del tratamiento
DAQQA trata datos de identificación, como el nombre y, cuando un contrato lo exige, el documento de identidad; datos de contacto, como la empresa, el cargo, el correo electrónico y el teléfono; datos comerciales y contractuales, como las necesidades planteadas, las propuestas, los contratos y la facturación; y, respecto de proveedores y aliados, datos de pago. De los visitantes del sitio web trata datos técnicos de navegación, como la dirección IP y el tipo de navegador. Sobre estos datos realiza operaciones de recolección, almacenamiento, uso, actualización, circulación restringida y supresión.
7.2 Tratamiento de datos personales sensibles
DAQQA no solicita ni trata datos sensibles. Ninguna de sus actividades está condicionada a que el titular los suministre, y el titular no está obligado a responder preguntas que versen sobre ellos. Si DAQQA llega a recibir datos sensibles sin haberlos solicitado, se abstiene de utilizarlos y los elimina.
7.2.1 Tratamiento de datos de menores de edad DAQQA no solicita ni trata datos de niños, niñas y adolescentes, salvo los de naturaleza pública. Si en desarrollo de un servicio fuera indispensable tratarlos, se haría respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con la autorización de su representante legal y previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado.
8. Compromisos adquiridos frente a los titulares
8.1 Deberes de DAQQA en calidad de responsable del tratamiento
Como responsable del tratamiento, DAQQA asume los siguientes deberes.
• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que suministra a sus encargados sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar y rectificar la información y comunicar oportunamente las novedades a sus encargados.
• Suministrar a los encargados únicamente datos cuyo tratamiento esté autorizado.
• Exigir a los encargados el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos en los términos de la ley.
• Informar a los encargados cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
• Informar al titular, a su solicitud, el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
8.2 Deberes de DAQQA en calidad de encargado del tratamiento
Cuando trata datos por cuenta de un cliente, DAQQA asume los siguientes deberes.
• Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos que el responsable le indique.
• Tramitar las consultas y reclamos que le correspondan.
• Registrar en la base de datos las leyendas «reclamo en trámite» e «información en discusión judicial» cuando la ley lo exige.
• Abstenerse de circular información controvertida por el titular cuyo bloqueo haya ordenado la autoridad.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio los incidentes de seguridad que pongan en riesgo la información.
8.3 Obligaciones de los encargados para con el titular y DAQQA
Los proveedores que tratan datos personales por cuenta de DAQQA se obligan, mediante contrato, a lo siguiente.
• Tratar los datos conforme a los principios que los tutelan y a las instrucciones de la Compañía.
• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos.
• Guardar confidencialidad sobre la información.
• Tratarla exclusivamente para las finalidades autorizadas.
8.4 Criterios de seguridad
DAQQA protege la información con criterios de confidencialidad, integridad y disponibilidad, mediante las siguientes medidas.
• Control de acceso con verificación en dos pasos a todos sus sistemas.
• Acceso limitado a las personas que lo necesitan para su función.
• Conservación de versiones y papelera con retención en los servicios de nube donde reposa la información.
• Inventario y clasificación de sus activos de información.
• Deber de confidencialidad de todas las personas que intervienen en el tratamiento.
8.5 Supresión y disposición final
Cumplida la finalidad del tratamiento, vencidos los plazos legales de conservación o atendida una solicitud de supresión procedente, DAQQA elimina los datos personales de sus sistemas. Lo eliminado pasa primero a una papelera con retención y deja de ser recuperable al vencer ese plazo.
8.6 Compromisos especiales
Cuando un titular presente un reclamo sobre sus datos o la autoridad ordene su bloqueo, DAQQA suspende el tratamiento de la información en discusión, salvo su almacenamiento, hasta que el reclamo se resuelva o la orden se levante.
9. Derechos de los titulares
9.1 Derechos de los titulares de la información
El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos.
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a DAQQA, en particular los parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley la exceptúe.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante DAQQA.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política cambie sustancialmente.
9.2 Personas que pueden ejercer los derechos
Los derechos del titular pueden ejercerse por las siguientes personas.
• El propio titular, acreditando su identidad.
• Sus causahabientes, acreditando esa calidad.
• Su representante o apoderado, previa acreditación de la representación o del poder.
• Quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercen por las personas facultadas para representarlos.
10. Procedimientos para el efectivo ejercicio de derechos
10.1 Reglas generales
Toda consulta, solicitud o reclamo se presenta por los canales de atención de la sección 10.5, con la identificación del titular o de quien lo representa. DAQQA responde por el mismo medio o por el que el solicitante indique, en lenguaje claro y sin barreras técnicas, y conserva prueba de cada trámite. La revocatoria de la autorización y la supresión de los datos no proceden cuando el titular tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
10.2 Competencia
La gerencia general de DAQQA es la instancia competente para resolver las consultas, solicitudes y reclamos relacionados con datos personales.
10.3 Consultas
El titular o sus causahabientes pueden consultar la información personal que repose en las bases de datos de DAQQA. La consulta se formula por los canales de atención y se atiende en un término máximo de diez días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no es posible atenderla dentro de ese término, DAQQA informa al interesado los motivos de la demora y la fecha en que la atenderá, que en ningún caso supera los cinco días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10.4 Solicitudes y reclamos
El titular o sus causahabientes que consideren que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, que deseen revocar la autorización, o que adviertan un presunto incumplimiento de los deberes de DAQQA, pueden presentar un reclamo con la identificación del titular, la descripción de los hechos que lo motivan, la dirección de notificación y los documentos que quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, DAQQA requiere al interesado dentro de los cinco días siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos dos meses desde el requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entiende que ha desistido. Si DAQQA no es competente para resolverlo, da traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles e informa de ello al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, DAQQA incluye en la base de datos, en un término no mayor a dos días hábiles, la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, y la mantiene hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atenderlo es de quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo; cuando no es posible atenderlo en ese término, DAQQA informa los motivos de la demora y la fecha en que lo atenderá, que en ningún caso supera los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Cuando DAQQA actúa como encargado y recibe un reclamo, informa al responsable para que la leyenda se registre.
10.5 Canales de atención para el ejercicio de derechos, consultas y reclamos
Puede presentar sus consultas y reclamos por cualquiera de estos canales.
• Correo electrónico proyectos@daqqa.co.
• Teléfono o mensajería instantánea al +57 321 450 0745.
• Dirección [dirección], Bogotá D.C.
10.6 Medidas de seguridad
DAQQA adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas descritas en la sección 8.4, selecciona proveedores que ofrezcan garantías de seguridad y confidencialidad, y revisa periódicamente los riesgos sobre sus activos de información.
11. Disposiciones finales
11.1 Transferencia nacional o internacional de datos
DAQQA no vende ni cede datos personales. Solo transfiere datos a un tercero responsable, dentro o fuera del país, cuando el titular lo autoriza de manera expresa e inequívoca, cuando la transferencia es necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y DAQQA, cuando una norma lo exige para salvaguardar el interés público o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, o en los demás casos previstos en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Las transferencias internacionales solo se hacen a países que ofrecen un nivel adecuado de protección, según los estándares de la Superintendencia de Industria y Comercio, o con la autorización expresa del titular.
11.2 Transmisión nacional o internacional de datos a encargados
DAQQA almacena y trata su información en servicios de correo electrónico, gestión documental, alojamiento web y asistencia con inteligencia artificial prestados por proveedores de nube cuyos servidores pueden estar ubicados fuera de Colombia. Esas transmisiones se amparan en los términos contractuales de cada proveedor, que fijan el alcance del tratamiento, las actividades que el encargado realiza por cuenta de DAQQA y sus obligaciones de seguridad y confidencialidad, en los términos del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
11.3 Registro Nacional de Bases de Datos
DAQQA verifica periódicamente si, de acuerdo con los criterios vigentes de la Superintendencia de Industria y Comercio, está obligada a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, y cumple esa obligación cuando le resulte exigible.
11.4 Vigencia
Esta política rige a partir del [fecha de aprobación], fecha de su aprobación por la gerencia general. Cualquier cambio sustancial, en particular sobre la identidad del responsable o las finalidades del tratamiento, se comunica a los titulares antes de su aplicación, y cuando el cambio afecte la finalidad se solicita una nueva autorización. La versión vigente está publicada de manera permanente en daqqa.co
11.4.1 Periodo de vigencia de las bases de datos. Las bases de datos de DAQQA tienen vigencia mientras la Compañía desarrolle su objeto social y subsistan las finalidades del tratamiento o las obligaciones legales o contractuales que exijan conservar la información, en los términos de la sección 5.6.
11.5 Autoridad nacional de protección de datos
La autoridad de protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de su Delegatura para la Protección de Datos Personales, www.sic.gov.co.
Versión 1.0, vigente desde el [fecha de aprobación].
